伝わる資料の作り方 5ステップ

研修資料でも配布チラシでも、つまずく場所はだいたい同じです。職種を問わず使える基本の進め方をまとめました。

この記事の内容

STEP 1

作る前に「誰に、何をしてほしいか」を1行で書く

資料づくりで一番時間を溶かすのは、作りながら目的を考えてしまうことです。手を動かす前に、次の1行を埋めてください。

「（誰）に（何）を伝えて、（どう行動して）ほしい」

この1行が決まると、載せる情報と載せない情報が自動的に決まります。逆にここが曖昧なままだと、あとから何を足しても資料が締まりません。

目的が2つ以上ある場合は、資料を2つに分けたほうが伝わります。1つの資料に目的を詰め込むと、受け取る側がどちらにも反応しなくなります。

STEP 2

凝った構成は必要ありません。ほとんどの実務資料は次の3ブロックで足ります。

本編が7枚を超えたら、それは1つの資料に複数のテーマが混ざっているサインです。STEP 1 の1行に戻って、外せる項目を探してください。

白紙から考えるのが一番重いので、テーマを1文入力して章立てと本文の下書きを自動生成させ、そこから削る進め方が速いです。生成された文章・順番・配色はすべて後から編集できるので、まず形にしてから直すほうが手戻りが少なくなります。

STEP 3

読まれない資料の原因は、内容が難しいことではなく1枚に情報が多すぎることです。上限を先に決めてしまうのが確実です。

投影用と配布用は文字量が3〜4倍違います。同じ資料を両方に使うと、どちらかが必ず読みにくくなります。投影用を作ってから、配布用に補足を足した別バージョンを用意するのが早いです。

迷ったら見出しだけを拾い読みしてください。見出しだけで話の筋が通っていれば、本文が読まれなくても伝わります。通っていなければ構成の問題です。

STEP 4

実務でありがちなのが、同じ内容を「A4チラシ」「掲示用ポスター」「SNS 用の正方形」で3回作り直すことです。ここが一番の無駄です。

削る順番は「補足説明 → 装飾 → 画像の一部 → 本文」です。見出しと行動（日付・連絡先）は最後まで残します。この順番を決めておくと、判型ごとの判断で悩まなくなります。

STEP 5

作った資料が開けない、レイアウトが崩れる、という事故は書き出し形式の選択ミスで起きます。

院内掲示や教室の配布物のように印刷する場合は、PDF で書き出してから一度実寸で試し刷りしてください。画面では読めても、貼った位置から見ると文字が小さすぎることがよくあります。

上の5ステップを、実際の職種の資料に当てはめた例をまとめています。